La gestione documenti è una parte cruciale per un’efficace amministrazione del personale all’interno di un’azienda. Non solo aumenta l’efficienza e la produttività del dipartimento HR, ma contribuisce anche a garantire la conformità legale e la sicurezza delle informazioni sensibili dei dipendenti. In questo articolo esploreremo le diverse tipologie di documenti HR, i sistemi di archiviazione esistenti, le misure di sicurezza essenziali e condivideremo alcuni consigli per ottimizzare il processo di gestione documentale.
Cinque tipologie di documenti HR da gestire (e proteggere).
Ogni impresa, dalla più grande alla più piccola, ha la sua mole di pratiche e atti da tenere sotto controllo. Ognuno con la sua propria valenza. In questo blog però ci occupiamo nello specifico di risorse umane, un reparto dove i documenti non mancano affatto. Vediamo insieme quali sono i più importanti:
- Documenti di assunzione: questi includono curriculum, lettere d’offerta, contratti di lavoro e documenti relativi all’onboarding dei nuovi dipendenti;
- Documenti personali dei dipendenti: informazioni personali dell’anagrafica dei dipendenti, certificati di nascita, passaporti, documenti di identità, ecc.;
- Documenti amministrativi: registro delle presenze dipendenti, richieste di ferie, documenti relativi a bonus e incentivi;
- Documenti relativi alle performance: Valutazioni dei dipendenti, obiettivi individuali, documentazione sulla formazione, piano di sviluppo professionale;
- Documenti legali e normativi: contratti di lavoro, accordi sindacali, documentazione legale, regolamenti interni e altre informazioni relative alla conformità normativa.
Sistemi di archiviazione: quali sono i più diffusi?
La scelta del sistema di archiviazione è cruciale per garantire l’accesso rapido e la sicurezza dei documenti HR. Ecco alcune delle opzioni più comuni adottate dalle aziende:
- Gestione documentale elettronica. Molti software consentono di archiviare, organizzare e recuperare documenti in modo efficiente. Questi sistemi offrono funzionalità di ricerca avanzate, sicurezza dei dati e controllo degli accessi. Di contro, l’implementazione di un sistema simile può richiedere un investimento iniziale significativo in termini di software e hardware, nonché per garantire formazione adeguata ai dipendenti che devono utilizzarlo;
- Archiviazione in cloud. Il cloud offre sicuramente parecchia flessibilità e permette l’accesso da qualsiasi posizione. Tuttavia, data la sua particolarità, è essenziale garantire una rigorosa politica di sicurezza per proteggere i dati sensibili. Inoltre, l’organizzazione è a tutti gli effetti dipendente dal provider di archiviazione, il che potrebbe comportare problemi se quest’ultimo dovesse avere interruzioni di servizio;
- Archiviazione fisica. Alcune aziende preferiscono ancora archiviare i documenti in formato cartaceo. L’archiviazione cartacea garantisce maggior controllo ma richiede parecchio spazio fisico, che può diventare un problema in caso di grandi volumi di documenti. Questi inoltre sono vulnerabili a danni fisici, che potrebbero causare la perdita irreparabile di dati. È quindi necessario adottare un sistema organizzato con un rigoroso controllo degli accessi.
Ovviamente può capitare che le organizzazioni adottino un approccio ibrido che combina elementi di tutti e tre i sistemi per massimizzare i vantaggi e mitigare gli svantaggi.
Quanto è importante la sicurezza dei documenti HR? Spoiler: tanto.
La sicurezza dei documenti HR è di primaria importanza per proteggere i dati sensibili dei dipendenti: le informazioni personali, finanziarie e mediche sono estremamente delicate e meritano la massima attenzione in termini di sicurezza. La mancanza di protezione dei dati sensibili, infatti, può portare a gravi violazioni della privacy, conseguenze legali e danni alla reputazione dell’azienda. D’altra parte va detto che la protezione adeguata dei dati sensibili dei dipendenti è essenziale anche per stabilire e mantenere la fiducia dei dipendenti, contribuendo così a una cultura organizzativa sana e al benessere complessivo dei lavoratori. Ecco alcune pratiche consigliate per proteggere i documenti di natura HR:
- Controllo degli accessi. Garantire l’accesso ai documenti solo al personale autorizzato, utilizzando password sicure e autenticazione a due fattori;
- Politiche di conservazione. Stabilire politiche chiare per la conservazione e la distruzione dei documenti HR in conformità con le leggi locali e statali;
- Formazione dei dipendenti. Formare il personale HR e i dipendenti sull’importanza della sicurezza dei documenti e sulle procedure corrette per la gestione dei documenti sensibili.
Come ottimizzare il processo di gestione documenti.
Per ottimizzare il processo di gestione documentale – in ambito risorse umane come qualsiasi altra azienda di un altro settore -, è possibile adottare le seguenti best practices:
- Automatizzazione dei processi. Grazie all’adozione di software di gestione del personale che possono aiutare a semplificare la creazione, l’approvazione e la distribuzione dei documenti HR;
- Digitalizzazione dei documenti. Ovvero ridurre al minimo, quando possibile, l’uso di documenti cartacei (che tra l’altro possono più facilmente disperdersi) grazie alla digitalizzazione;
- Archiviazione organizzata. Mantenere una struttura di archiviazione organizzata con una convenzione di denominazione chiara per i file rende più semplice trovare i documenti che si stanno cercando;
- Monitoraggio e audit: Periodicamente, consigliamo di effettuare controlli minuziosi dei documenti per garantire conformità normativa e accuratezza delle informazioni.
Abbiamo visto in questo articolo che la gestione documenti in ambito risorse umane è un processo complesso ma fondamentale. Adottare le migliori pratiche e utilizzare le tecnologie moderne può migliorarlo significativamente, consentendo all’HR di concentrarsi sul supporto ai dipendenti e sulla crescita dell’azienda.
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