Negli ultimi decenni il whistleblowing è diventato un argomento di crescente interesse, e molte giurisdizioni hanno introdotto leggi specifiche per la protezione dei whistleblower e la promozione della segnalazione di irregolarità. La pratica stessa ha acquisito una maggiore visibilità e importanza in tutto il mondo, poiché l‘etica aziendale e la responsabilità sociale d’impresa sono diventate argomenti chiave nelle discussioni su governance aziendale e trasparenza. Ne parleremo proprio in questo articolo, in riferimento alla recente novità che coinvolgerà le aziende in merito all’adozione di un software ad hoc per gestire questo processo.
Whistleblowing: una prima definizione.
Il whistleblowing, che in italiano possiamo tradurre in “segnalazione” o “denuncia di irregolarità”, è il processo attraverso il quale un individuo all’interno di un’organizzazione – spesso un dipendente – segnala o denuncia attività illegali, disoneste o eticamente discutibili all’interno dell’organizzazione stessa.
Queste segnalazioni vengono solitamente portate all’attenzione di entità, persone interne all’azienda o a organizzazioni esterne (come autorità governative o organizzazioni non governative), che possono indagare sulle affermazioni e prendere provvedimenti qualora necessario.
Perché si parla (e si deve continuare a parlare) così tanto di whistleblowing?
Il whistleblowing è importante perché può contribuire a rivelare comportamenti illegali o non etici all’interno delle aziende, il che è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro sano e – ovviamente – che opera nel pieno rispetto delle leggi in vigore. Ecco alcuni dei motivi principali per cui le aziende dovrebbero sempre tenere sotto controllo questo fenomeno:
- Rilevare frodi e cattiva condotta. Il whistleblowing può aiutare a rivelare attività illegali o disoneste all’interno di un’organizzazione, come frodi finanziarie, corruzione, discriminazione, molestie sessuali e abusi di potere;
- Migliorare la responsabilità aziendale. Le segnalazioni di whistleblowing contribuiscono a rendere le aziende più responsabili dei loro comportamenti e delle loro operazioni, poiché le obbligano a rispondere alle preoccupazioni dei dipendenti e a indagare su tali affermazioni;
- Proteggere i diritti dei dipendenti. Il whistleblowing offre una protezione legale ai dipendenti che segnalano comportamenti scorretti, garantendo che non subiscono ritorsioni o licenziamenti ingiusti in risposta alle loro segnalazioni.
- Promuovere una cultura etica. Il whistleblowing può contribuire a promuovere una cultura aziendale basata sull’etica, incoraggiando i dipendenti a segnalare preoccupazioni senza paura di conseguenze negative;
- Evitare rischi legali. Le aziende che ignorano segnalazioni legittime possono affrontare conseguenze legali e danni, spesso irrimediabili, alla propria immagine. Affrontare tempestivamente e in modo appropriato le preoccupazioni dei dipendenti è possibile evitare tali rischi.
Legge whistleblowing per le aziende: esiste e cosa prevede?
Il 30 novembre 2017 venne pubblicata in Gazzetta Ufficiale la legge n. 179 che introdusse alcune “disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui sono venuti a conoscenza all’interno di un rapporto di lavoro, sia nel settore pubblico che in quello privato.”
Si è trattato di un passo importante per la legge italiana, poiché ha stabilito disposizioni per protezione dei whistleblower, promuovendo un ambiente in cui le persone possono fare segnalazioni in modo confidenziale e sicuro. Ha contribuito in modo significativo alla prevenzione della corruzione, al rafforzamento della trasparenza e dell’etica aziendale, e all’instaurazione di un clima di responsabilità in tutti i settori del mercato del lavoro.
Poi, proprio quest’anno, abbiamo assistito a una novità importante in materia di whistleblowing, in cui la tecnologia – ancora una volta – assumerà un ruolo centrale.
D.lgs 24/2023: richiesto alle aziende un software per la segnalazione interna.
La Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, volta a garantire la protezione dei whistleblower, è stata recepita in Italia mediante la pubblicazione del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023.
Conformemente a quanto stabilito nell’articolo 4 del Decreto, le imprese del settore privato sono tenute ad istituire i propri sistemi di segnalazione di comportamenti illeciti, assicurando la protezione dell’anonimato del whistleblower e della confidenzialità del contenuto della segnalazione. Tale obbligo si estende alle organizzazione in questo modo:
- A partire dal 15 luglio 2023, per tutte le imprese con oltre 250 dipendenti, indipendentemente dall’adozione di un modello organizzativo 231.
- A partire dal 17 dicembre 2023, per tutte le imprese che hanno impiegato, in media, tra 50 e 249 lavoratori subordinati nell’ultimo anno, indipendentemente dall’adozione di un Modello Organizzativo 231.
Questo significa che, per rispettare quanto stabilito dal decreto, sarà responsabilità delle aziende adottare le misure che illustriamo di seguito:
- Implementare un canale interno di segnalazione dedicato (ovvero un software per il whistleblowing);
- Designare una persona o un ufficio responsabile della gestione delle segnalazioni all’interno dell’azienda, oppure considerare la possibilità di affidare la gestione a terze parti;
- Preparare la documentazione e le procedure necessarie per la ricezione e l’analisi delle segnalazioni;
- Attuare misure per la cancellazione dei dati una volta trascorso il periodo di conservazione;
- Aggiornare il modello organizzativo 231, quando e se applicabile;
- Condurre una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati acquisiti e gestiti (la cosiddetta DPIA);
- Fornire una formazione adeguata a tutti i membri del personale sul whistleblowing, sul quadro normativo e sulle modalità di segnalazione.
Inadempienze o segnalazioni false? C’è una sanzione per tutti.
Per le imprese che non ottemperano alle disposizioni, sono previste le seguenti sanzioni:
- Da 5.000€ a 30.000€ euro quando viene rilevato che sono stati intrapresi atti di ritorsione, quando è stata resa difficoltosa o impedita la segnalazione, o che sia stata violata l’obbligazione di riservatezza;
- Da 10.000€ a 50.000€ quando è constatato che non sono stati stabiliti canali di segnalazione, che non sono state messe in atto procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni, oppure che le procedure adottate non sono conformi.
Ma non finisce qui: il decreto stabilisce sanzioni anche per i whistleblower nel caso di segnalazioni false, nello specifico da 500€ a 2.500€ nei casi in cui venga confermata la responsabilità penale per reati di diffamazione o calunnia.
Ad occuparsi di questo aspetto sarà l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), ovvero l’unico ente incaricato della valutazione delle segnalazioni e della potenziale imposizione di sanzioni amministrative, sia nel settore pubblico che in quello privato.
In conclusione, riteniamo sia estremamente importante sensibilizzare le aziende sulla questione del whistleblowing e promuovere una cultura di responsabilità e trasparenza all’interno della propria strategia di HR Management. Le prime persone a trarne vantaggio saranno proprio i dipendenti, che potranno contare sulla consapevolezza di un ambiente lavorativo sicuro, in cui viene promossa una cultura aziendale che mette al centro il loro benessere.
Per questo stiamo sviluppando Jotto: uno strumento nuovo, moderno e facile da utilizzare, per gestire i tuoi lavoratori e il loro percorso in azienda. Così puoi ottimizzare le tue attività quotidiane, e avere a tua disposizione tutte le informazioni di cui hai bisogno per prendere decisioni strategiche più consapevoli.
