Nel contesto aziendale moderno monitorare e valutare le prestazioni è essenziale per la crescita e lo sviluppo di un’impresa. Introduciamo così i KPI: acronimo di “Key Performance Indicators“, trattasi di strumenti che consentono alle organizzazioni di valutare il raggiungimento degli obiettivi e misurare l’efficacia delle strategie adottate.
Quella tra KPI e risorse umane è una relazione fortissima: per gestire in modo ottimale il percorso di tutti i lavoratori e le lavoratrici, le aziende si affidano sempre di più agli indicatori di prestazione. In questo articolo esploreremo dunque il ruolo cruciale dei KPI nelle risorse umane, fornendo esempi concreti e dimostrando come questi indicatori di performance possano influenzare positivamente una strategia HR.
Ripercorriamo un po’ la storia dei KPI.
I concetti alla base dei KPI hanno radici storiche che risalgono a diversi decenni fa, ma la sua accezione più moderna si è consolidata nel corso degli anni 90. L’uso di indicatori di performance aziendali per valutare e misurare le prestazioni in diversi settori industriali è infatti stato praticato fin dai primi anni del XX secolo. Tuttavia, l’idea di concentrarsi su un set specifico di indicatori chiave, da utilizzare come misure focali per il successo di un’impresa, è stata formalizzata e ha guadagnato popolarità circa trent’anni fa.
Il concetto di KPI ha guadagnato terreno soprattutto grazie all’adozione di metodi di gestione della qualità e alla filosofia del Total Quality Management (TQM) che era in voga durante quel periodo. Oggi, l’uso dei KPI è ampiamente diffuso in diversi settori e funzioni aziendali, e con l‘avanzare della tecnologia e l’accesso sempre maggiore ai dati, i KPI sono diventati strumenti ancora più potenti per valutare, monitorare e ottimizzare le performance aziendali.
La personalità dei KPI, in sei caratteristiche.
I KPI presentano alcune caratteristiche chiave che li rendono efficaci per valutare le prestazioni e guidare le decisioni aziendali. Vediamoli insieme:
- Rilevanza. I KPI dovrebbero essere direttamente collegati agli obiettivi strategici dell’organizzazione. Devono misurare aspetti che hanno un impatto significativo sul raggiungimento degli obiettivi aziendali;
- Misurabilità. I KPI devono essere quantificabili e misurabili in termini numerici o dati oggettivi. In questo modo è possibile ottenere indicatori chiari per obiettivi misurabili;
- Specificità. I KPI devono essere chiaramente ben definiti. In questo modo, evitando di essere troppo generici, possono rappresentare un aspetto specifico delle prestazioni;
- Temporalità. I KPI devono essere misurati nel tempo, consentendo di monitorare le variazioni delle prestazioni nel corso di periodi diversi e di identificare tendenze;
- Semplicità. I KPI non devono essere troppo complicati da calcolare o comprendere. Al contrario, sono strumenti pratici ed efficaci che possano essere facilmente comunicati a tutti i livelli dell’organizzazione;
- Reattività. I KPI devono essere sensibili ai cambiamenti e alle azioni intraprese. Se le azioni adottate producono risultati positivi, ci si aspetta che i KPI riflettano questo miglioramento.
Dieci esempi concreti di KPI HR.
Come anticipato nell’introduzione, i KPI sono strettamente connessi alle risorse umane, in quanto sono utilizzati per misurare e valutare le prestazioni, l’efficienza e l’efficacia delle pratiche legate ai dipendenti di un’organizzazione. Ecco alcuni esempi che ogni azienda e responsabile delle risorse umane dovrebbe prendere in considerazione, nella propria strategia di HR Management:
- Tasso di assunzione. Misura l’efficacia dei processi di selezione, e aiuta a valutare l’efficacia delle strategie di reclutamento. Viene calcolato dividendo il numero di nuove assunzioni per il numero totale di posizioni aperte;
- Tasso di turnover. Indica la percentuale di dipendenti che lasciano l’azienda rispetto al numero totale di dipendenti. Un alto tasso di rotazione potrebbe indicare problemi di soddisfazione dei dipendenti o di adattamento culturale;
- Indice di soddisfazione dei dipendenti. Misura la soddisfazione complessiva dei dipendenti. Può essere ottenuto attraverso sondaggi o interviste e fornisce un’indicazione dell’ambiente lavorativo e delle relazioni interne;
- Partecipazione alla formazione. Percentuale di dipendenti che partecipano ai programmi di formazione offerti dall’azienda. Indica l’interesse e l’impegno dei dipendenti nello sviluppo delle loro competenze;
- Tempo medio di reclutamento. Indica il tempo medio necessario per coprire una posizione vacante, dal momento in cui il posto viene annunciato fino all’assunzione effettiva del nuovo dipendente;
- Tasso di promozione interna. Valuta la percentuale di promozioni che vengono assegnate internamente rispetto alle assunzioni esterne, e riflette l’efficacia dello sviluppo interno del personale;
- Tasso di assenteismo. Questo KPI misura la percentuale di giorni in cui i dipendenti sono assenti dal lavoro senza preavviso. Un alto tasso potrebbe suggerire problemi di coinvolgimento o motivazione;
- Tempo medio di permanenza in azienda. Calcola il tempo medio che un dipendente rimane nell’azienda. Può aiutare a valutare l’attrattiva dell’azienda come datore di lavoro;
- Tasso di incidenti sul lavoro. Misura il numero di incidenti o infortuni sul posto di lavoro rispetto al totale dei dipendenti o delle ore lavorative, ed è utile per monitorare e tutelare la salute e la sicurezza di lavoratori e lavoratrici;
- Rapporto dipendenti-risorse umane. Questo KPI calcola il rapporto tra il numero di dipendenti e il numero di professionisti delle risorse umane. Può indicare l’efficacia e la capacità del team HR di gestire il carico di lavoro.
Grazie a questi indicatori le aziende possono sviluppare e ottimizzare una strategia HR mirata e orientata al miglioramento continuo. Ad esempio, se il tasso di turnover è elevato, potrebbe essere necessario rivedere le politiche di talent retention o migliorare l’esperienza dei dipendenti grazie ad attività di employer branding. Se l’indice di soddisfazione dei dipendenti è basso, potrebbero essere introdotte iniziative volte a migliorare il clima aziendale.
No dati, no KPI, no strategia HR.
I dati giocano un ruolo fondamentale nella creazione, valutazione e monitoraggio dei KPI. Anche perché questi ultimi sono basati su misurazioni quantitative, e i dati sono ciò su cui si fondano questi indicatori. Ecco in quali fasi è fondamentale il ruolo dei dati, nel contesto dei KPI:
- Definizione dei KPI. Quando si selezionano gli indicatori da utilizzare è importante avere a disposizione dati che riflettono le metriche che si intendono misurare. Ad esempio, se si desidera misurare il tasso di rotazione dei dipendenti, i dati sul numero di dipendenti che lasciano l’azienda sono essenziali;
- Calcolo dei KPI. I KPI vengono sempre calcolati utilizzando dati specifici. Ad esempio, se il KPI è il tasso di assunzione, saranno necessari i dati sul numero di nuove assunzioni e il numero totale di posizioni aperte. Ovviamente un calcolo accurato richiede dati affidabili e sempre aggiornati;
- Monitoraggio delle prestazioni. I dati consentono il monitoraggio continuo delle prestazioni rispetto ai KPI stabiliti. Raccogliendo regolarmente dati pertinenti, è possibile tenere traccia del progresso e delle variazioni nel tempo;
- Valutazione dell’efficacia. I dati consentono di valutare l’efficacia delle strategie e delle iniziative aziendali. Ad esempio, se l’azienda implementa corsi di formazione, i dati sul miglioramento delle competenze dei dipendenti possono essere utilizzati per valutare il successo del programma;
- Supporto decisionale. I dati basati su KPI possono guidare le decisioni aziendali. Le aziende possono prendere decisioni informate sulla base dei dati dei KPI. Ad esempio, se il KPI sulla soddisfazione dei dipendenti mostra un calo, l’azienda può avviare azioni per migliorare l’ambiente di lavoro;
- Identificazione delle tendenze. L’analisi dei dati può rivelare tendenze nel tempo. L’osservazione di cambiamenti nelle prestazioni o nelle metriche dei KPI può aiutare a identificare aree di miglioramento o di preoccupazione;
- Allineamento strategico: I dati aiutano a mantenere coerenza con gli obiettivi aziendali. Monitorandoli, è possibile assicurarsi che le azioni intraprese siano in linea con la strategia generale dell’azienda.
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