La pianificazione attività in ambito HR non riguarda semplicemente l’assegnazione di compiti, ma abbraccia un approccio olistico alla gestione delle risorse umane che va dall’identificazione delle esigenze di reclutamento, alla gestione delle prestazioni, fino alle attività di formazione e sviluppo del talento.
In questo articolo scopriremo come una pianificazione attività attenta e strategica può fare la differenza nel creare un ambiente di lavoro produttivo e sostenibile in grado di attrarre, sviluppare e trattenere le persone con le competenze giuste. E anche come la tecnologia può fare la sua parte, per raggiungere questo importante obiettivo.
Pianificare, pianificare, pianificare.
La pianificazione è il processo mediante il quale vengono delineati obiettivi chiari, definite le strategie per raggiungerli e pianificate le attività necessarie per realizzarli. L’importanza della pianificazione risiede nel fatto che fornisce una guida strutturata per l’intera organizzazione, consentendo di ottimizzare l’allocazione delle risorse.
Attraverso una pianificazione ben studiata, le aziende possono anticipare le sfide, identificare le opportunità, evitare sprechi e assicurare che tutti i membri del team siano allineati agli obiettivi comuni. Inoltre, la pianificazione permette di minimizzare l’impatto degli imprevisti, promuovendo una gestione proattiva e garantendo una maggiore agilità nell’affrontare le mutevoli dinamiche del mercato. In sintesi, la pianificazione costituisce la base su cui si costruisce il percorso per la crescita dell’azienda, che grazie a queste premesse può avvenire in modo sostenibile e competitivo.
Ok, ma cosa c’entrano le risorse umane con tutto questo? Il dipartimento HR può ricoprire un ruolo essenziale nella pianificazione attività aziendali. Attraverso la valutazione dei dipendenti, l’assegnazione delle responsabilità in base alle abilità e la gestione delle assunzioni, gli HR contribuiscono a garantire che le attività siano affrontate con le risorse e le persone giuste al momento giusto. Inoltre, possono supportare i manager a distribuire al meglio il carico di lavoro tra i membri di ciascun team, cercando di favorire equilibrio ed evitare sovraccarichi. Gli HR sono anche responsabili di mantenere una comunicazione fluida tra i dipendenti e di garantire che tutti comprendano le priorità e le scadenze. Ovviamente – ci teniamo a specificarlo – nulla di tutto questo è possibile senza la totale fiducia da parte del management aziendale.
Tre attività-tipo di un HR che richiedono una pianificazione accurata.
La lista di responsabilità di chi si occupa di risorse umane potrebbe essere potenzialmente infinita. Abbiamo quindi pensato di riportare tre esempi di alcune attività in cui la pianificazione è uno step fondamentale per una gestione efficace ed efficiente:
- Gestione delle assunzioni. Dopo aver concluso un processo di ricerca e selezione per una o più posizioni aperte, è il momento di pensare alla fase di onboarding. Questa richiede una pianificazione ad hoc per garantire che i nuovi dipendenti siano accolti e integrati correttamente;
- Gestione dati e informazioni. Come i dati anagrafici, oppure quelli che riguardano il percorso in azienda dei dipendenti: la data di ingresso, quella dell’ultima visita medica, o quella in cui il lavoratore/lavoratrice ha seguito l’ultimo corso di formazione sulla sicurezza;
- Gestione aspetti contrattuali. Come ad esempio le scadenze dei periodi di prova, per le quali è necessario gestire eventuali rinnovi oppure interruzioni. Non è certo un’attività da prendere con leggerezza, tantomeno pensare di gestirla senza un considerevole anticipo.
Pianificazione attività grazie alla tecnologia: è possibile?
Oggi il settore delle risorse umane è profondamente influenzato dalla tecnologia. Si tratta di un coinvolgimento ampio e diversificato, che tocca molteplici aspetti del ciclo di vita di un HR e che – pensando più in grande – ha apportato una serie di benefici sostanziali per le aziende. Ti proponiamo una lista dei più significativi:
- Precisione e ottimizzazione. La tecnologia consente di pianificare le attività in modo più preciso, considerando variabili come risorse disponibili, scadenze e priorità, garantendo un’allocazione ottimale delle risorse;
- Maggior collaborazione. Strumenti di comunicazione online e piattaforme collaborative semplificano la comunicazione e la condivisione di informazioni tra membri del team e parti interessate, migliorando la collaborazione;
- Monitoraggio in tempo reale. La tecnologia permette di monitorare l’avanzamento delle attività in tempo reale, identificando ritardi o problemi e consentendo correzioni tempestive;
- Scalabilità e adattabilità. La pianificazione basata su strumenti tecnologici è facilmente adattabile ai cambiamenti nel contesto aziendale o alle nuove esigenze, consentendo una maggiore flessibilità;
- Reportistica avanzata. Gli strumenti di reporting consentono di generare report dettagliati sulle attività, facilitando l’analisi delle performance, dei KPI e la presentazione di dati chiari ai decision maker.
Nonostante l’avvento di gestionali risorse umane e altre tecnologie avanzate, molti professionisti HR continuano a utilizzare Excel per gestire determinati aspetti delle loro attività. Tuttavia, è importante riconoscere che mentre Excel può essere utile in alcune situazioni (come ad esempio la creazione di semplici tabelle o la gestione di dati di piccole dimensioni), presenta alcune limitazioni significative quando si tratta di pianificazione attività e gestione degli HR Analytics. Limitazioni che dovrebbero spingere le organizzazioni a considerare seriamente l’adozione di soluzioni software HR specializzati che offrono maggiore efficienza e precisione, contribuendo a una pianificazione più efficace e a un ambiente di lavoro più organizzato.
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