La gestione dei dipendenti di un’azienda, come abbiamo visto più volte anche negli articoli del nostro blog, coinvolge una serie complessa di attività. Prima dell’avvento dei software per le risorse umane, molte di queste dovevano essere svolte manualmente, con notevoli rischi di errori e inefficienze. I gestionali risorse umane, invece, offrono un approccio strutturato e automatizzato che semplifica notevolmente il lavoro dei responsabili delle aziende, siano essi HR Manager o titolari. In questo articolo esploreremo proprio alcune delle principali ragioni per cui i software per la gestione dei dipendenti sono diventati essenziali nel panorama aziendale odierno.
Cos'è, in poche parole, un software per la gestione del personale?
I software per la gestione del personale, conosciuti anche con l’acronimo HRIS (Human Resources Information System) sono sistemi informativi progettati appositamente per gestire tutte le attività relative ai dipendenti di un’organizzazione. Questi software consentono di raccogliere, archiviare, organizzare e analizzare dati relativi ai dipendenti, alle assunzioni, alle retribuzioni, ai benefici, alla formazione e molto altro. I gestionali risorse umane oggi sono considerati strumenti essenziali per le aziende di tutte le dimensioni e settori, poiché semplificano le complesse operazioni legate alle risorse umane, migliorano l’efficienza e consentono di prendere decisioni più strategiche.
Quando sono nati i software per le risorse umane, e perché?
Gli HRIS hanno radici profonde nella rivoluzione tecnologica e informatica degli ultimi decenni. È proprio con l’avvento dei personal computer negli anni ’80 e ’90 che i gestionali risorse umane hanno iniziato a diffondersi più ampiamente, fino a diventare potenti strumenti in grado di soddisfare le esigenze delle aziende moderne. Un periodo storico decisamente favorevole per nascita dei HRIS, in particolare per questi fattori:
- Complessità delle operazioni HR. Con l’espansione delle aziende e la crescente complessità delle operazioni legate alle risorse umane, è diventato sempre più difficile gestire manualmente tutte le attività correlate alle assunzioni, alle retribuzioni, alle valutazioni dipendenti e ad altri aspetti delle risorse umane. Gli HRIS sono stati sviluppati per automatizzare e semplificare queste attività;
- Necessità di dati accurati e accessibili. Le aziende hanno riconosciuto l’importanza di avere dati accurati e accessibili relativi ai dipendenti. Gli HRIS sono stati progettati per raccogliere, archiviare e organizzare questi dati in modo efficiente, consentendo alle aziende di prendere decisioni basate su informazioni affidabili;
- Regolamentazioni e compliance. Negli anni ’80 e ’90, sono state introdotte molte nuove leggi e regolamenti in materia di lavoro e diritti dei dipendenti. Questi software sono diventati strumenti essenziali per aiutare le aziende a mantenere la conformità legale, monitorando ad esempio le ore lavorate, le tutele dei lavoratori e la conformità alle normative fiscali;
- Globalizzazione delle aziende. Molte aziende hanno iniziato a espandersi globalmente, rendendo necessario un sistema centralizzato per gestire le risorse umane a livello globale. Gli HRIS hanno fornito la capacità di gestire in modo efficace il personale distribuito in diverse sedi geografiche;
- Focus sulla gestione strategica delle risorse umane. Negli anni ’80 e ’90, si è iniziato a riconoscere il valore strategico delle risorse umane per il successo aziendale. Gli HRIS hanno contribuito a trasformare la gestione delle risorse umane da un processo principalmente amministrativo a un elemento strategico, fornendo dati e analisi per prendere decisioni informate sulla gestione del personale.
Alcune funzionalità che un software per la gestione dei dipendenti può offrire.
I gestionali risorse umane può supportare il dipartimento HR di un’azienda grazie a molteplici funzionalità che consentono di semplificare e migliorare le proprie attività quotidiane. Vediamone alcune:
- Gestione documenti.
- Archiviazione elettronica dei documenti: consente di archiviare in modo sicuro documenti importanti come contratti di lavoro, documenti fiscali, certificati di formazione e altro ancora.
- Accesso e condivisione: permette ai responsabili delle risorse umane di accedere facilmente ai documenti pertinenti e avere tutto a disposizione in unico “luogo”;
- Scadenze e notifiche: invia notifiche automatiche per scadenze importanti, come la scadenza dei contratti o delle certificazioni.
- Anagrafica centralizzata.
- Registrazione e gestione dei dati dei dipendenti: fornisce uno spazio centrale per archiviare informazioni sui dipendenti, incluse le informazioni di contatto, background formativi e professionali;
- Aggiornamenti in tempo reale: garantisce che le informazioni siano sempre aggiornate, riducendo errori e duplicazioni.
- Onboarding & Offboarding.
- Processo di onboarding: automatizza il processo di inserimento dei nuovi dipendenti, fornendo moduli e agevolando la raccolta di documenti necessari come documenti fiscali e bancari;
- Processo di offboarding: Semplifica il processo di uscita dei dipendenti, inclusa la revoca dell’accesso ai sistemi aziendali e la gestione delle restituzioni.
- Gestione attività.
- Pianificazione delle attività: consente di pianificare e assegnare attività specifiche ai dipendenti, tenendo traccia dello stato di avanzamento;
- Monitoraggio delle presenze: registra e gestisce le presenze dei dipendenti, inclusi permessi, ferie e straordinari;
- Valutazione delle performance: Supporta il processo di valutazione delle performance, inclusa la definizione di obiettivi e KPI, la raccolta di feedback e la valutazione.
- HR Analytics.
- Report e analisi: fornisce strumenti per generare report e analizzare dati relativi ai dipendenti dell’azienda, consentendo di identificare tendenze, problemi e opportunità;
- Pianificazione strategica: aiuta a prendere decisioni basate sui dati per pianificare le risorse umane, identificare aree di miglioramento e supportare la strategia aziendale.
- Previsione delle risorse: Utilizza dati storici per prevedere le necessità future di personale e pianificare di conseguenza nuovi ingressi.
Queste sono solo alcune delle feature che un software per la gestione dei dipendenti può offrire. Ricordiamo tuttavia che la scelta di un software dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda e dalla complessità delle operazioni HR della stessa, e che è necessaria quindi una personalizzazione accurata.
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