Quando si parla di gestione delle risorse umane, spesso si pone un’enfasi notevole sull‘assunzione e l’orientamento dei nuovi dipendenti. Tuttavia, un aspetto altrettanto importante ma talvolta trascurato è relativo all’offboarding, ovvero il processo di separazione di un dipendente dall’organizzazione. In questo articolo, esploreremo le ragioni che rendono l’offboarding particolarmente importante, come gestirlo nel modo migliore e come la digitalizzazione può semplificarlo e renderlo ancora più efficiente.
L'importanza del processo di offboarding.
In alcuni casi, la mancanza di consapevolezza riguardo all’importanza dell’offboarding o dei potenziali rischi associati a un processo di uscita disorganizzato può contribuire a non occuparsi di questa fase fondamentale nella gestione dei propri dipendenti. La responsabilità dei dipartimenti HR è proprio quella di sensibilizzare i vertici aziendali circa l’imprescindibilità di questa pratica, facendo leva in particolare sugli aspetti che presentiamo di seguito.
- Garantire la continuità delle operazioni. Un’adeguata transizione di un dipendente in uscita è essenziale per garantire la continuità delle attività aziendali. Durante l’offboarding, è importante assicurarsi che i compiti e le responsabilità del dipendente siano adeguatamente trasferiti ad altri colleghi o successori;
- Rispettare gli obblighi legali. La gestione dell’offboarding in modo appropriato è cruciale anche per adempiere agli obblighi legali e contrattuali. Come ad esempio l’emissione degli ultimi pagamenti, e la restituzione dei beni di proprietà aziendale;
- Fornire feedback costruttivi. L’offboarding offre all’azienda l’opportunità di raccogliere feedback dai dipendenti in uscita, informazioni preziose per migliorare i processi aziendali e la cultura aziendale. Anche al dipendente è possibile lasciare un feedback sul suo percorso, sicuramente apprezzato in questa fase di transizione.
Come strutturare un processo di offboarding.
Un offboarding efficace richiede pianificazione e un approccio olistico. Se stai pensando di integrare questo processo nella tua strategia di HR Management, ecco alcuni passi per farlo nel modo giusto.
Pianificazione preventiva.
Poter contare su una strategia di offboarding deve essere una costante per ogni azienda. Probabilmente è una di quelle procedure da strutturare ancora prima che si verifichi il fatto concreto. In questo modo, è possibile pianificare il processo di offboarding nel momento stesso in cui si riceve la conferma che un dipendente sta per lasciare l’azienda: questo darà al team HR il tempo necessario per organizzare la transizione in modo regolare, senza intoppi.
Comunicazione chiara e coerente.
La notizia dell’uscita del dipendente deve essere comunicata a tutti i colleghi interessati, e a tutte le persone con cui la persona nello specifico si interfacciava (clienti e fornitori, ad esempio). Questo può ridurre il rischio di rumorosità e congetture dannose, ma soprattutto è utile per trasferire internamente ed esternamente il fatto che quella persona non farà più parte dell’azienda, e che quindi non potrà più essere contattata per tematiche legate ad essa.
Gestione degli accessi e delle risorse aziendali.
Se il dipendente aveva in gestione degli account legati alla propria mail (pensiamo ad esempio ad alcuni tool che poteva utilizzare per il suo lavoro quotidiano) è importante revocare l’accesso a questi sistemi per garantire la sicurezza dei dati aziendali. La stessa cosa è da replicare per tutti gli strumenti in sua dotazione, come ad esempio badge, pc, cellulare e macchina, che poi potranno essere riassegnati alla persona che prenderà il suo posto.
Formazione e trasferimento di responsabilità.
Quando un collaboratore o una collaboratrice lascia l’azienda, è importante che le sue attività continuino ad essere gestite. Parte del processo di offboarding è anche assicurarsi che il suo successore – oppure i colleghi del suo team – ricevano una formazione adeguata per svolgere i compiti del dipendente in uscita, fino ad un’eventuale assunzione di una nuova risorsa. Per farlo, è importante documentare in modo costante i compiti chiave di ciascun dipendente, ad esempio redigendo un mansionario di responsabilità.
Supporto emotivo e raccolta di feedback.
Il processo di offboarding può essere emotivamente difficile per il dipendente che se ne va, anche quando è stata una sua scelta. Per questo è importante offrire supporto e risorse per superare la fase di transizione, cercando di lasciare un ricordo positivo e terminare il rapporto lavorativo nel migliore dei modi. Quando la situazione lo consente, è inoltre ottimale chiedere al dipendente in uscita di fornire un feedback costruttivo sull’esperienza in azienda, informazioni che possono aiutare a identificare criticità e aree di miglioramento.
Digitalizzare l’offboarding è possibile? Sì, grazie a un software.
La digitalizzazione aziendale ha trasformato molti aspetti della gestione delle risorse umane, compreso l’offboarding. Oggi i moderni gestionali risorse umane permettono di semplificare il processo di uscita di un dipendente, agendo in particolare su questi aspetti:
- Automatizzazione dei processi. I sistemi di gestione delle risorse umane (HRIS) possono automatizzare gran parte dei processi di offboarding, semplificando la creazione di checklist, la revoca degli accessi e la gestione documenti;
- Archiviazione e conservazione dei dati. La digitalizzazione consente di archiviare in modo sicuro e accessibile tutti i dati relativi ai dipendenti in uscita, garantendo la conformità legale in materia di conservazione.
In questo articolo abbiamo visto che dedicare tempo ed energie in un offboarding ben pianificato può essere considerato un investimento per il futuro dell’azienda, perché permette di migliorare tutti i processi interni. I ruoli HR svolgono un compito delicato, che deve essere sempre guidato da un unico obiettivo: prendersi cura dei propri dipendenti, agendo comunque nell’interesse della propria organizzazione.
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